Blog: Begin de vergadering met een rondje roddelen

kn Dat WIFI toch wel bijna de voornaamste eis is van een vergadering, is al langer bekend. Het schijnt dat de medewerkers met maximaal 3 apparaten op WIFI willen zitten en daar is toch wel sterk internet voor nodig. Dit is trouwens niet voor alle vergadergasten, maar vooral onder de ‘babyboomers’ en dus zorgt Regardz dat dat in orde is. Best merkwaardig dat dit niet het geval is voor de millennials, zij vinden het kostenoverzicht het belangrijkste. Zijn er nog meer nieuwe voorkeuren anno 2014?

De behoefte aan vergaderen buiten de deur neemt toe, de vergaderlocatie moet dan ook inspirerend genoeg zijn of effectief te vergaderen. Maar wat is eigenlijk effectief vergaderen? Het blijkt namelijk dat 86% van de medewerkers vergaderen totale tijdverspilling vindt. De gemiddelde professional verliest 31 gewerkte uren per maand aan ineffectief vergaderen. Vaak is het ineffectief door teveel vergadergasten, geen idee van de regels binnen een vergadering, geen duidelijke agendapunten, medewerkers die te laat komen, waardoor de introductie of soms al het begin van de vergadering herhaalt wordt en nog veel meer redenen dat een vergadering inderdaad effectiviteit te wensen overlaat. Probeer eens te vergaderen met heldere doelen en met mensen die alleen een positieve bijdrage leveren. Tevens is er bewezen dat met staand vergaderen, de efficiëntie wordt verhoogd en niet geheel onbelangrijk, je langer leeft! Bedrijven als Google en Yahoo zijn deze ‘trend’ al begonnen met verstelbare bureaus. Voordelen zijn onder andere dus langer leven, 34% van de mensen schijnen sneller te werken, wat dus ook leuk is voor de baas en het is beter voor de groepsproductiviteit. Een leuk weetje; een ICT’er zit bijna dubbel zo lang als een kok of ober! Zullen obers dan ook sneller werken dan ICT’ers? Wij vinden het best nog lastig om het te implementeren, maar met alle voordelen vandien, willen we er best over nadenken! Staand vergaderen is 1 ding om het vergaderen ‘anders’ te laten verlopen.

Je kunt ook denken aan beginnen met een rondje roddelen en klagen, ja dit hoort echt bij ‘talent-ontwikkeling’. Meer ‘pimp tips’ voor je vergadering zijn bijvoorbeeld meteen de groep scherpstellen door te beginnen met de samenvatting, alsof je al een vergadering achter de rug hebt. Verder vind ik de leukste toch wel met de ruggen tegen elkaar een discussie voeren. Je argumenten worden verhelderd doordat je elkaar niet aan hoeft te kijken, geen gezelligheid of geklets. Een vergadering is een vergadering en geen koffietijd! Je mag dan wel een rondje bewegen en elkaar even aan kijken, er komt dan namelijk plaats in de hersenen voor nieuwe ideeën. Je kan dan meteen wisselen van stoel om niet in een vast patroon te belanden. Tot slot, terugkomend op de inspirerende locatie, heeft het IACC onderzoek verricht naar de vergaderwensen van 2014. Het blijkt uit onderzoek dat een innovatieve vergaderruimte steeds belangrijker wordt voor Generatie X (leeftijd: 35-50 jaar) en de Millennials (leeftijd: 20-35 jaar). Deze generaties vinden open ruimten, verplaatsbaar meubilair en een informele setting belangrijker worden. Wat de Millennials verwachten in de toekomst is ‘expierence’. Zichzelf kunnen verrijken en ontwikkelen. Generatie X is iets ouder en dan kom je niet meer zo snel ergens onvoorbereid. Deze generatie wil precies van te voren weten wat zich te wachten staat en dat willen ze het liefst zo persoonlijk horen.

Wat doet u om de vergadering zo effectief mogelijk te maken? Of dat nu roddelend met de ruggen tegen elkaar is of staand bij een inspirerende locatie van Regardz, als u maar denkt dat het werkt.

Door Anouk Slierendregt